Wat een vergadering officieel is
Een vergadering is een bijeenkomst waarin een groep mensen samenkomt om informatie te delen, beslissingen te nemen of een probleem op te lossen. Een goede vergadering heeft een doel, een agenda, een tijdsbestek en een uitkomst.
In de praktijk hebben de meeste vergaderingen niet één van deze vier dingen. Ze hebben wel een terugkerend tijdslot in Outlook.
Hoe je herkent dat je vergadering zinloos is
Een paar betrouwbare signalen:
De agenda is "voortgang en afstemming". Dit betekent: er is geen agenda. Iedereen vertelt wat hij heeft gedaan, niemand luistert, niemand stemt iets af.
De vergadering staat al een jaar in de agenda. Wekelijks. Op hetzelfde moment. Zonder dat iemand ooit heeft geëvalueerd of hij nog nodig is. Hij is nodig omdat hij in de agenda staat.
Er zijn meer dan acht aanwezigen. Boven de acht is een vergadering geen vergadering meer maar een toespraak waarin iedereen mag rondkijken.
Het hoogste in rang aanwezige persoon praat het meest. Dit lijkt logisch. Het is geen vergadering. Het is een monoloog met publiek.
Er wordt iets afgesproken zonder dat het wordt vastgelegd. Het wordt niet uitgevoerd. Volgende vergadering wordt het opnieuw afgesproken.
Er staat "even kort sparren" in de uitnodiging. Dit betekent ofwel: een uur uitlopen, ofwel: er is een groot probleem dat iemand niet wil benoemen.
De typen zinloze vergaderingen
Het rondje van de manager. De manager wil "even kort de week doornemen". Iedereen vertelt wat hij heeft gedaan. Niemand stelt vragen. Niemand stemt af. Iedereen praat op autopilot. Duur: 60 minuten.
De afstemming over de afstemming. Een vergadering ter voorbereiding van een andere vergadering. Wordt gevolgd door een naoverleg over de afstemming. Beide vergaderingen worden gevolgd door een teamoverleg waarin de afstemming opnieuw wordt besproken.
De stand-up die geen stand-up is. In theorie 15 minuten. In de praktijk 45. Iedereen zit. Iedereen praat. Niemand staat. Niemand vertrekt op tijd.
De brainstorm. Een sessie waarin iedereen mag meedenken over iets wat al is besloten. Het besluit wordt aan het eind aangekondigd alsof het uit de brainstorm is voortgekomen.
Het overleg over het overleg. Een vergadering die helemaal gaat over hoe vergaderingen kunnen worden verbeterd. Er worden geen besluiten genomen. Aan het eind wordt afgesproken dat het onderwerp "verder belegd" wordt. Dat gebeurt niet.
Wat een vergadering kost
Een uur vergadering met acht mensen is acht uur werk. Bij een gemiddeld uurloon van €40 (incl. werkgeverslasten) is dat €320 per uur. Een team dat wekelijks twee uur vergadert, kost €33.000 per jaar — alleen aan vergadertijd.
In dezelfde tijd had iedereen kunnen werken. Niet vergaderen. Werken.
Hoe je een vergadering kunt verbeteren
Door hem af te zeggen.
Dat klinkt grappig, maar het is serieus. Veel vergaderingen kunnen worden vervangen door één goede e-mail. Of door een korte rondgang langs de bureaus. Of door helemaal niets te doen, want het meeste wordt vanzelf opgelost.
Een herkenbaar voorbeeld
Het wekelijkse teamoverleg duurt 90 minuten. Het bestaat uit een rondje (40 minuten), drie agendapunten (twee worden besproken, één wordt doorgeschoven), en een afsluitende vraag van de manager: "Heeft iemand nog iets?" Iedereen zegt nee. De vergadering is voorbij. Er is niets besloten. Maar hij heeft plaatsgevonden. Dat is het doel.
Waarom je hier bent
Omdat je net uit een vergadering komt en je vraagt zich af of je iets gemist hebt. Het antwoord: nee. Je hebt niets gemist. Behalve een uur van je leven.
Hoofdstuk 9 van Doe Gewoon Je ******* Werk! gaat over het teamoverleg. De vaste cast, de drie fasen van een agendapunt, en de waarheid achter de zin "laten we hier buiten het overleg op terugkomen".
Dit is precies de bullshit waar Doe gewoon je ******* werk! over gaat. 23 hoofdstukken, nul nuttige managementtips.
Bestel het boek →